En las empresas manejamos diferentes tipos de documentos importantes; los cuales deben ser almacenados y clasificados adecuadamente para su conservación y uso. Uno de los tipos de documentos más relevantes son los documentos financieros. Pero ¿qué son y qué los diferencia de otros papeles importantes?
Documentos financieros, ¿qué son?
Se trata de un tipo de documento mercantil clasificado como negociable, puesto que son documentos que pueden convertirse en dinero.
Este tipo de documento mercantil es esencial para el área contable de un negocio, puesto que recoge información respecto a una deuda o deudas. Asimismo, son pruebas que legitiman las transacciones económicas de la empresa.
Tipos de documentos financieros
Con relación a los tipos de documentos financieros, encontramos los siguientes:
Cheques
Este tipo de documento financiero suele ser usado por personas jurídicas que poseen una cuenta corriente. Un beneficio de su uso, frente al efectivo, es que permite llevar un mejor control de los pagos.
Los cheques también pueden tener clasificaciones internas, por ejemplo:
- Cheques no negociables, los cuales solo pueden ser cobrados por la persona favorecida en la emisión.
- Cheque de pago diferido, los cuales pueden ser cobrados en una fecha futura no superior a los 30 días de la emisión.
- Cheque de gerencia, que pueden ser transferibles.
Pagarés
Es un documento de crédito que implica la promesa de pagar un monto de dinero en una determinada fecha. Este es entendido como un título-valor en cuya documentación se puede incluir la causa que originó el pagaré, los intereses que considerará, entre otros datos importantes.
Letras de cambio
Este documento de crédito se emplea para respaldar operaciones comerciales con plazos de pago. A diferencia de los pagarés, las letras de cambio incluyen en el reverso una cláusula de endoso, lo que les permite ser transferidas a otra persona.
¿Qué son los documentos mercantiles?
Además de los anteriores, también están los documentos mercantiles no negociables. Estos pueden clasificarse en aquellos que son exigidos por la SUNAT y los que son empleados por el sistema financiero-comercial.
En ambos casos podemos encontrar los documentos denominados comprobantes de pago, los cuales acreditan las transferencias de bienes o la prestación de servicios. Entre los comprobantes de pago se encuentran las facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets emitidos por máquinas registradoras, guías de remisión, notas de crédito, notas de débito, entre otras.
El adecuado manejo de los documentos contables es esencial para tener un registro y prueba de todas las actividades y movimientos comerciales de una empresa. Manejar esta información de forma objetiva y completa es esencial para cualquier negocio; además, permiten tener todo el material necesario para que la empresa pueda hacer frente a una auditoría externa ordenada por la entidad tributaria competente.
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