Para que un estudio contable pueda llevar una contabilidad ordenada, precisa y en cumplimiento con SUNAT, es indispensable que la empresa entregue información completa, oportuna y debidamente sustentada.
La calidad del registro contable y del cumplimiento tributario depende directamente de la información que el cliente proporciona, por eso es clave mantener un flujo documentario claro y eficiente.
A continuación detallo la información esencial que cualquier empresa debe entregar mensualmente para que su estudio contable pueda trabajar sin observaciones ni riesgos tributarios.
1. Comprobantes de pago de compras y gastos
Para registrar correctamente el crédito fiscal, los gastos deducibles y los costos, la empresa debe entregar:
✔ Facturas electrónicas
- Compras de insumos
- Mercaderías
- Servicios de terceros
- Arrendamientos
- Servicios profesionales
- Mantenimientos, suministros, utilidades
- Gastos de publicidad y marketing
- Servicios digitales
✔ Recibos por honorarios electrónicos
Para servicios profesionales independientes.
✔ Boletas con DNI (solo si son permitidas)
Según causalidad y límites establecidos.
Requisitos que verificará un estudio contable:
- Que el comprobante sea válido (no anulado ni rechazado).
- Que corresponda al giro del negocio (principio de causalidad).
- Que tenga detracción aplicada si corresponde.
- Que esté en la fecha correcta del período.
2. Comprobantes de ventas
La empresa debe entregar o dar acceso a:
✔ Facturas electrónicas
✔ Boletas electrónicas
✔ Notas de crédito y débito
✔ Reportes de ventas mensuales
Un estudio contable los usará para:
- Registrar ingresos
- Determinar el IGV por pagar
- Calcular pagos a cuenta de renta
- Conciliar con el PLE de ventas
3. Información bancaria
La contabilidad moderna debe estar totalmente conciliada.
Por eso, se debe entregar:
✔ Estados de cuenta bancarios (todos los bancos)
✔ Movimientos bancarios en Excel (si la banca lo permite)
✔ Constancias de transferencias
✔ CCI utilizados
✔ Préstamos bancarios y cronogramas de pago
Importancia:
Permite realizar la conciliación bancaria, detectar ingresos no facturados, gastos no registrados y asegurar que no existan diferencias que puedan generar reparos de SUNAT.
4. Contratos y documentos legales
Un estudio contable necesita sustentar operaciones con documentos legales que respalden la causalidad de los gastos y obligaciones.
✔ Contratos necesarios:
- Contrato de alquiler
- Contratos de servicios
- Contratos de personal
- Contratos de proveedores clave
- Contratos de arrendamiento financiero (leasing)
- Contratos de financiamiento o préstamos
- Contratos con clientes si son operaciones continuas
También se incluye:
✔ Estatutos, poderes y modificaciones societarias
✔ Actas de junta de accionistas o socios
Estos documentos son vitales en fiscalizaciones de SUNAT o revisiones de bancos.
5. Información de inventarios
El estudio contable debe recibir:
✔ Kardex valorizado
✔ Entradas y salidas de almacén
✔ Listado de inventario físico
✔ Informe de mermas o desmedros (con sustentos)
✔ Costos de adquisición y costos unitarios
✔ Producción (si aplica)
Una mala gestión de inventarios puede alterar:
- Costo de ventas
- Margen de utilidad
- Resultado tributario del ejercicio
6. Documentos de activos fijos
Para aplicar la depreciación correctamente según SUNAT, se debe entregar:
✔ Facturas de compra de activos
✔ Fecha de puesta en uso
✔ Relación de activos
✔ Mejoras efectuadas
✔ Actas de baja, venta o inutilización de activos
Esto evita reparos en depreciación, uno de los aspectos más revisados por SUNAT.
7. Información laboral o de planilla
El estudio contable necesita:
✔ Contratos de trabajo
✔ Asignación familiar (si corresponde)
✔ Horas extras, asistencias, descansos
✔ Ingresos y descuentos del personal
✔ CTS, gratificaciones y vacaciones
✔ EPS o seguros contratados
✔ Honorarios de terceros
✔ Liquidaciones de personal renunciante
Esta información alimenta:
- PLAME
- AFPnet
- PDT 601
- Planillas electrónicas
8. Préstamos, financiamientos y obligaciones adicionales
Se debe entregar:
- Documentos de préstamos con terceros
- Intereses pactados
- Cronogramas de pago
- Pagos efectuados
- Garantías otorgadas
Esto impacta en la deducción de gastos financieros y en el cálculo de obligaciones tributarias.
9. Información de caja chica y gastos operativos menores
Incluye:
- Vouchers
- Tickets autorizados
- Rendiciones de fondos
- Gastos menores autorizados
- Reembolsos documentados
Todo gasto debe tener sustento para ser aceptado por SUNAT.
Checklist completo que debe entregar una empresa cada mes
Comprobantes de compra y gasto
☑ Facturas electrónicas
☑ Recibos por honorarios
☑ Boletas permitidas
☑ Notas de crédito/débito
Comprobantes de venta
☑ Facturas y boletas electrónicas
☑ Reporte de ventas del sistema
☑ Notas de crédito/débito
Bancos
☑ Estados de cuenta
☑ Movimientos consolidados
☑ Transferencias
Contratos y documentos legales
☑ Contratos con proveedores
☑ Contratos de personal
☑ Contrato de alquiler
☑ Leasing o financiamientos
☑ Actas societarias
Inventarios
☑ Kardex
☑ Inventario físico
☑ Reportes de almacén
Activos fijos
☑ Facturas
☑ Altas y bajas
☑ Mejoras
Planilla
☑ Asistencias
☑ Otras remuneraciones
☑ Beneficios sociales
Otros
☑ Caja chica
☑ Gastos menores
☑ Préstamos y cronogramas
Conclusión
Para que un estudio contable trabaje de forma precisa, ordenada y en pleno cumplimiento con SUNAT, necesita información completa, oportuna y con sustento documental.
La calidad de la contabilidad y del planeamiento tributario depende directamente de esta entrega mensual.
Un flujo documental ordenado evita:
✔ Reparos tributarios
✔ Multas
✔ Errores en declaraciones
✔ Pérdida de crédito fiscal
✔ Problemas en fiscalizaciones
✔ Información financiera distorsionada
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