La correcta conservación y organización de la documentación tributaria es una obligación esencial para toda empresa o persona natural con negocio en el Perú.
Más allá de un requisito formal, mantener los documentos en orden es clave para sustentar gastos, créditos fiscales y declaraciones ante SUNAT durante una eventual fiscalización.
Base legal: Artículo 87 del Código Tributario, que regula las obligaciones formales del contribuyente.
¿Por qué es importante el archivamiento tributario?
El archivo tributario cumple dos funciones principales:
- Sustento documental: acredita la veracidad de las operaciones declaradas.
- Defensa ante fiscalización: permite responder a requerimientos de SUNAT y evitar reparos o multas.
Sin documentación adecuada, la Administración puede desconocer gastos, créditos fiscales o deducciones, incrementando la deuda tributaria.
Plazos legales de conservación
Según el Artículo 87 del Código Tributario, los contribuyentes deben conservar sus libros, registros, comprobantes y demás documentos relacionados con obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción, que es de cuatro (4) años.
Este plazo puede ampliarse a:
- Seis (6) años, si no se presentó declaración en algún período.
- Diez (10) años, si el contribuyente no se inscribió en el RUC o cometió fraude.
Ejemplo práctico:
Si declaraste el ejercicio 2021 en marzo de 2022, deberás conservar los documentos hasta marzo de 2026.
En caso de omisión o error, el plazo se amplía automáticamente.
Documentos que deben conservarse
Los principales documentos que SUNAT puede requerir incluyen:
| Tipo de documento | Ejemplos | Medio válido |
|---|---|---|
| Comprobantes de pago | Facturas, boletas, notas de crédito | Electrónico o físico autorizado |
| Libros y registros contables | Libro Diario, Mayor, Registro de Compras y Ventas | Electrónicos (PLE) o manuales legalizados |
| Declaraciones tributarias | IGV, Renta, Retenciones, DAOT | Formularios virtuales o constancias SUNAT |
| Documentos de sustento | Contratos, recibos, guías, vouchers, correos de cotización | Digitalizados o originales |
| Comprobantes de pago de tributos | NPS, constancias de pago, vouchers bancarios | PDF o impresión validada |
Formatos válidos de conservación
La normativa permite conservar los documentos en formato físico o digital, siempre que cumplan con los requisitos de integridad y accesibilidad.
Recomendaciones prácticas:
- Digitalizar toda la documentación física en PDF con respaldo en la nube.
- Mantener una carpeta ordenada por mes y tipo de impuesto.
- Nombrar los archivos de forma uniforme:
Ejemplo:Factura_001-000345_Mayo2025.pdf - Respaldar periódicamente en disco externo o servicio seguro (Google Drive, OneDrive, etc.).
Riesgos por pérdida o falta de documentación
La pérdida, deterioro o no exhibición de documentos durante una fiscalización puede generar:
| Situación | Consecuencia | Norma aplicable |
|---|---|---|
| No presentar documentos requeridos | Multa del 0.3% de los ingresos netos | Art. 175 del Código Tributario |
| No llevar libros o registros | Multa del 0.6% de los ingresos netos | Art. 175 numeral 1 |
| No conservar documentación | Reparos y desconocimiento de créditos o gastos | Art. 87 del Código Tributario |
Buenas prácticas para un archivo tributario eficiente
- Implementar un sistema digital de archivo tributario con respaldo automático.
- Nombrar y clasificar documentos según tipo de impuesto y periodo.
- Revisar mensualmente la documentación antes de presentar declaraciones.
- Coordinar entre las áreas contable y administrativa para evitar omisiones.
- Verificar que todos los comprobantes estén aceptados por SUNAT y emitidos dentro del plazo legal.
Conclusión
El orden tributario es la base de una gestión financiera responsable y libre de contingencias.
Conservar la documentación correctamente evita sanciones, facilita auditorías y fortalece la confianza empresarial.
Cumplir con los plazos y formatos establecidos por la SUNAT garantiza una posición sólida ante cualquier revisión.
Nota final
Si necesitas implementar un sistema contable y tributario ordenado, con archivos electrónicos validados y cumplimiento total ante SUNAT,
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