Los documentos contables son aquellos que acreditan y registran las operaciones económicas y financieras de una empresa. A continuación se describen algunos de los más comunes:
- Factura: Es el documento que acredita la venta de un producto o servicio. Incluye información sobre el proveedor, el cliente, la descripción del producto o servicio, el precio, los impuestos y la fecha de la operación.
- Recibo: Este es un documento que confirma que se ha recibido un pago. Puede ser por la venta de bienes o servicios, o por otros conceptos, como el alquiler de un inmueble.
- Nota de crédito: Es un documento que se utiliza para acreditar una disminución en la deuda de un cliente, ya sea por una devolución, un descuento posterior a la venta o un error en la factura.
- Nota de débito: En contraposición a la nota de crédito, esta se utiliza para registrar un aumento en la deuda del cliente. Puede ser por cargos adicionales, intereses por mora o un error en la factura original.
- Comprobante de retención: Este documento acredita la retención de impuestos que la empresa hace cuando paga a sus proveedores. Es importante para demostrar que se han cumplido las obligaciones fiscales.
- Cheque: Es un documento a través del cual una persona ordena al banco que pague una suma de dinero a la persona o empresa cuyo nombre figura en el cheque.
- Estado financiero: Son informes que resumen la situación financiera de la empresa en un periodo de tiempo. Los más comunes son el balance general, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo.
- Orden de compra: Documento que se emite para solicitar bienes o servicios a un proveedor. Es una especie de contrato que especifica qué se está comprando, cuánto y a qué precio.
Cada uno de estos documentos juega un papel crucial en la contabilidad de una empresa, ya que permite tener un registro detallado de todas las operaciones financieras. Asimismo, son esenciales para realizar auditorías y cumplir con las obligaciones fiscales.
