Contratar un estudio contable no solo implica delegar tareas administrativas o tributarias; también significa transferir responsabilidades críticas que impactan directamente en el cumplimiento frente a SUNAT y en la estabilidad financiera del negocio.
Por ello, es fundamental formalizar la relación mediante un contrato de servicios contables, claro, preciso y alineado a la normativa peruana.
A continuación se detallan los elementos que debe incluir un contrato bien elaborado para evitar riesgos y garantizar un servicio profesional.
1. Identificación de las partes
El contrato debe detallar:
- Razón social o nombre del cliente
- RUC
- Representante legal
- Datos del estudio contable (RUC, colegiatura del contador responsable)
- Domicilios fiscales y comerciales
Esto permite reconocer formalmente quién presta el servicio y quién es responsable por las obligaciones contables.
2. Alcance del servicio
Este es uno de los puntos más importantes. Debe definirse exactamente qué hará el estudio contable.
Servicios mínimos a especificar
- Contabilidad mensual bajo PCGE
- Declaraciones mensuales (IGV, Renta, retenciones, percepciones)
- Libros electrónicos (PLE – Compras, Ventas, Diario, Mayor según régimen)
- Elaboración de estados financieros
- Cumplimiento de detracciones
- Declaración anual del Impuesto a la Renta
- Asesoría tributaria continua
- Atención a requerimientos de SUNAT (según alcance contratado)
Servicios adicionales opcionales
- Planillas y obligaciones laborales
- Actualización contable atrasada
- Auditorías tributarias preventivas
- Representación formal en fiscalizaciones SUNAT
- Constitución o reestructuración empresarial
Todo debe quedar por escrito para evitar malentendidos o expectativas incorrectas.
3. Responsabilidades del estudio contable
El estudio contable debe asumir:
- Registrar información conforme al PCGE
- Presentar declaraciones dentro de los cronogramas SUNAT
- Revisar la validez de los comprobantes
- Velar por el cumplimiento tributario
- Informar oportunamente riesgos, sanciones o inconsistencias
- Mantener confidencialidad absoluta de la información
Esto protege a la empresa ante errores que podrían generar multas o reparos tributarios.
4. Responsabilidades del cliente
El cliente también tiene obligaciones que deben quedar claras:
- Entregar documentación completa y dentro del plazo
- Informar sobre cambios societarios o tributarios
- Mantener orden administrativo interno
- Cumplir con los pagos de tributos y honorarios
- Facilitar acceso a sistemas o plataformas
Un estudio contable no puede garantizar exactitud si el cliente no entrega información correcta y a tiempo.
5. Plazos y tiempos de entrega
Debe establecerse:
- Día de entrega de documentos por parte del cliente
- Fechas de envío de informes
- Fechas de presentación de declaraciones
- Tiempos de atención a consultas y requerimientos
Esto evita retrasos que puedan derivar en multas por presentación fuera de plazo (art. 176 del Código Tributario).
6. Honorarios y forma de pago
El contrato debe especificar:
- Monto mensual o tarifario
- Formas y fechas de pago
- Servicios adicionales con costo separado
- Penalidades por incumplimiento
- Condiciones de reajuste de honorarios
Un esquema claro evita reclamos o malentendidos.
7. Confidencialidad y protección de datos
Debe incluirse una cláusula que garantice:
- Confidencialidad absoluta
- Uso adecuado de la información
- Seguridad digital y documental
Esto es clave para la protección del negocio.
8. Cláusulas de terminación del contrato
Debe definir:
- Causales de resolución
- Preavisos de finalización
- Entrega de libros y archivos al terminar
- Responsabilidades pendientes por cerrar
Esto ordena el cierre de la relación profesional.
9. Firmas, vigencia y anexos
Finalmente, el contrato debe indicar:
- Fecha de inicio y vigencia
- Firmas del representante legal y contador responsable
- Anexos con detalles de servicios, tarifas y requisitos
Un contrato de servicios contables bien elaborado protege tanto a la empresa como al estudio contable.
Define responsabilidades, evita sanciones y asegura un trabajo profesional alineado al cumplimiento tributario peruano.
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