El manejo adecuado de los costos y los inventarios es uno de los pilares de la gestión contable y tributaria de toda empresa comercial o manufacturera.
Una mala valorización de existencias o un control deficiente del stock puede distorsionar los resultados financieros, generar reparos tributarios y afectar la rentabilidad real del negocio.
En el contexto peruano, donde la SUNAT exige consistencia entre los Registros de Costos, los Registros de Inventario Permanente Valorizado (IPV) y los estados financieros, resulta imprescindible aplicar buenas prácticas de control interno y valorización técnica.
Este artículo te guiará paso a paso en cómo gestionar correctamente los inventarios y costos, cumpliendo con las normas contables y tributarias vigentes en 2025.
1. Importancia del registro de costos y del control de inventarios
El registro de costos refleja cuánto gasta la empresa en producir o adquirir los bienes que comercializa.
El control de inventarios, por su parte, muestra la cantidad y el valor de las existencias disponibles en cada etapa del proceso productivo o comercial.
Ambos registros cumplen tres funciones clave:
- Control operativo: evita pérdidas, robos o mermas no justificadas.
- Cumplimiento contable: garantiza que las cifras del balance general representen la realidad económica.
- Cumplimiento tributario: permite sustentar el costo de ventas ante una fiscalización de SUNAT (artículo 62 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta).
2. Marco normativo aplicable en Perú (vigente 2025)
El registro y control de inventarios se rige por tres cuerpos normativos principales:
| Norma | Alcance | Vigencia |
|---|---|---|
| PCGE (Plan Contable General Empresarial) | Define las cuentas contables 20, 21, 22 y 23 para existencias y costos. | Resolución CNC N.º 002-2020-EF/30. |
| Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento | Regula la deducción del costo de ventas y el tratamiento de mermas, desmedros y pérdidas. | D.S. N.º 179-2004-EF y modificatorias. |
| Resolución de Superintendencia N.º 234-2006/SUNAT | Obliga a llevar el Registro de Inventario Permanente Valorizado (IPV) y el Registro de Costos para contribuyentes del Régimen General y MYPE con ingresos superiores a 1,500 UIT. | Vigente y actualizada al SIRE 2025. |
3. Diferencia entre empresas comerciales y manufactureras
| Tipo de empresa | Naturaleza del inventario | Registro principal |
|---|---|---|
| Comercial | Compra y venta de mercaderías. | Registro de Inventario Permanente Valorizado (IPV). |
| Manufacturera | Producción y transformación de bienes. | Registro de Costos + IPV (materias primas, productos en proceso y terminados). |
En ambos casos, los registros deben estar integrados contablemente y conciliarse con el balance general al cierre de cada periodo.
4. Métodos de valorización de inventarios
El Reglamento del Impuesto a la Renta y las NIIF para PYMES permiten varios métodos de valorización, siempre que se mantenga el mismo criterio de forma consistente durante el ejercicio:
| Método | Descripción | Aplicación práctica |
|---|---|---|
| PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) | Se asume que las primeras unidades compradas son las primeras en venderse. | Recomendado en contextos inflacionarios para mantener costo actualizado. |
| Promedio Ponderado | Se calcula un costo promedio por unidad cada vez que ingresan existencias. | Ideal para inventarios con rotación constante. |
| Identificación Específica | Se valora cada bien de forma individual. | Usado en productos de alto valor o poca rotación (vehículos, maquinaria). |
Ejemplo práctico:
Una empresa comercial compra 100 unidades a S/ 50 y luego 100 unidades a S/ 60.
Si vende 120 unidades:
- Con PEPS, el costo de ventas será (100 × 50) + (20 × 60) = S/ 6,200.
- Con Promedio Ponderado, el costo será (200 × 55) × (120/200) = S/ 6,600.
La elección del método impacta directamente en el resultado contable y tributario.
5. Registro de costos en empresas manufactureras
El registro de costos debe reflejar los tres componentes principales del costo de producción:
- Materiales directos: insumos y materias primas.
- Mano de obra directa: personal que interviene directamente en el proceso productivo.
- Gastos indirectos de fabricación (GIF): energía, depreciación, mantenimiento, servicios de planta, etc.
Estos elementos se agrupan en cuentas del PCGE (61, 71 y 92) y posteriormente se transfieren al inventario de productos terminados (cuenta 21).
Ejemplo práctico:
Una empresa produce 1,000 unidades con los siguientes costos:
- Materia prima: S/ 30,000
- Mano de obra: S/ 10,000
- Gastos indirectos: S/ 5,000
Costo unitario = S/ 45,000 / 1,000 = S/ 45 por unidad.
Si se venden 600 unidades, el costo de ventas será S/ 27,000.
6. Control de mermas, desmedros y deterioro
La SUNAT diferencia claramente entre tres conceptos clave:
| Concepto | Definición | Requisito para deducibilidad |
|---|---|---|
| Merma | Pérdida física inevitable por el proceso productivo. | Informe técnico sustentado por perito o ingeniero colegiado. |
| Desmedro | Pérdida de valor por obsolescencia o vencimiento. | Acta de destrucción firmada ante Notario o Juez de Paz. |
| Deterioro contable | Reducción del valor recuperable de un activo según NIIF. | Evaluación periódica y provisión contable documentada. |
Ejemplo:
Una empresa alimentaria detecta 50 kg de producto vencido.
Debe elaborar un acta de destrucción, registrar el gasto como “desmedro deducible” y conservar la documentación por cinco años, según el Código Tributario.
7. Integración con los sistemas electrónicos SUNAT
Desde 2025, los registros de inventarios y costos deben integrarse al Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE).
Esto significa que los libros contables electrónicos deben coincidir con los comprobantes y las declaraciones mensuales de IGV y Renta.
Buenas prácticas recomendadas:
- Realizar conciliaciones automáticas mensuales entre SIRE y ERP.
- Validar que los movimientos de inventario tengan comprobante electrónico de sustento.
- Generar reportes de saldo valorizado y físico por producto y almacén.
- Implementar controles de acceso y auditoría digital interna.
8. Errores comunes que SUNAT detecta en fiscalizaciones
- Inventarios valorizados con métodos distintos a los declarados.
- Falta de correlación entre IPV y estados financieros.
- Desmedros sin acta notarial o sin informe técnico.
- Existencias negativas en los registros electrónicos.
- Diferencias entre el valor declarado y el físico comprobado.
Evitar estos errores no solo previene multas, sino también reparos al costo de ventas, lo que puede incrementar el impuesto a la renta.
9. Mejores prácticas para una gestión eficiente
- Estandarizar políticas contables de inventarios y costos documentadas por escrito.
- Actualizar mensualmente los registros y realizar inventarios físicos trimestrales.
- Usar sistemas ERP integrados con control de lotes, series y ubicación.
- Capacitar al personal en normas contables, tributarias y procedimientos internos.
- Realizar auditorías internas o externas al menos una vez al año.
Estas prácticas fortalecen la trazabilidad, reducen pérdidas y mejoran la credibilidad ante SUNAT y entidades financieras.
El registro de costos y el control de inventarios son más que una obligación contable: son instrumentos estratégicos para garantizar rentabilidad, cumplimiento y control financiero.
Aplicar métodos de valorización consistentes, documentar adecuadamente las mermas y mantener registros electrónicos actualizados son las claves para una gestión sólida y libre de contingencias.
Si tu empresa comercial o manufacturera necesita implementar un sistema eficiente de control de inventarios o revisar su registro de costos, en SOSCIA podemos ayudarte.
Los especialistas de nuestro estudio contable y tributario te asesoran en el cumplimiento normativo, integrando tus procesos a las disposiciones vigentes y a los requerimientos electrónicos de SUNAT.
