Tener trabajadores en planilla implica no solo pagar sueldos y beneficios sociales, sino también cumplir con una serie de obligaciones documentarias y formales exigidas por entidades como SUNAT y SUNAFIL (Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral). Esta última, encargada de fiscalizar el cumplimiento de la normativa sociolaboral, revisa constantemente si los empleadores llevan y conservan de manera adecuada los registros laborales obligatorios.
En este artículo te explicamos, de manera detallada y práctica, qué registros de planilla son obligatorios ante SUNAFIL, por qué son importantes, qué información deben contener, qué pasa si no los tienes y cómo puedes gestionarlos correctamente para evitar sanciones.
¿Qué es SUNAFIL y por qué le importa tu planilla?
La SUNAFIL es la entidad que supervisa el cumplimiento de las normas laborales y de seguridad y salud en el trabajo en el Perú. Entre sus funciones principales está verificar si los empleadores:
- Tienen a sus trabajadores debidamente registrados.
- Cumplen con el pago de beneficios sociales (CTS, gratificaciones, vacaciones, etc.).
- Aplican correctamente el régimen de jornada laboral y descansos.
- Llevan un registro ordenado y actualizado de su personal.
Durante una fiscalización laboral, SUNAFIL solicitará revisar documentos y registros que demuestren fehacientemente que el empleador cumple con todas sus obligaciones legales.
Por eso, llevar adecuadamente los registros de planilla no es solo una formalidad, sino una herramienta de defensa ante cualquier inspección laboral.
¿Qué registros de planilla son obligatorios ante SUNAFIL?
Según lo establecido en el Reglamento de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral y en diversas resoluciones del Ministerio de Trabajo, todo empleador debe contar con los siguientes registros laborales obligatorios:
1. Registro de control de asistencia
Es uno de los documentos más revisados por SUNAFIL. Permite verificar si el trabajador ha cumplido su jornada laboral diaria y si existen horas extras, tardanzas, inasistencias, permisos u otros eventos.
¿Qué debe contener?
- Fecha
- Nombre completo del trabajador
- Hora de ingreso y salida
- Tiempo de refrigerio
- Firma del trabajador (si es manual)
- Observaciones (tardanzas, descansos, etc.)
Importante: Puede ser llevado de forma manual (físicamente) o electrónica, siempre que garantice su veracidad e integridad. En empresas con más de 5 trabajadores es obligatorio.
2. T-Registro (SUNAT)
Aunque este registro pertenece a SUNAT, SUNAFIL lo solicita durante las inspecciones, ya que permite verificar si los trabajadores han sido debidamente registrados al momento de ser contratados.
¿Qué información contiene?
- Datos del empleador
- Datos del trabajador (nombre, DNI, dirección, fecha de nacimiento)
- Modalidad de contrato
- Régimen pensionario (ONP/AFP)
- Fecha de ingreso y cese
- Datos del seguro (EsSalud, SCTR, etc.)
El T-Registro se lleva electrónicamente desde el portal de SUNAT, y es el paso previo para declarar la planilla mensual en el PDT PLAME.
3. Boletas de pago de remuneraciones
Es obligatorio entregar al trabajador una boleta de pago mensual que contenga el detalle de su remuneración, descuentos, aportes y beneficios. Este documento también debe conservarse, ya sea en físico o digital.
Contenido obligatorio:
- Nombre y RUC del empleador
- Nombre completo del trabajador y número de DNI
- Fecha de emisión
- Periodo de pago
- Remuneración bruta
- Descuentos (AFP/ONP, retenciones, préstamos, etc.)
- Remuneración neta
- Firma del trabajador (en caso de boleta física)
SUNAFIL puede solicitar las boletas de los últimos 4 años durante una inspección.
4. Contratos de trabajo
Todo empleador debe conservar una copia firmada del contrato de trabajo, sobre todo en el caso de contratos sujetos a modalidad (plazo fijo, por obra, por temporada, etc.).
¿Qué debe contener?
- Identificación del empleador y trabajador
- Fecha de inicio y término
- Tipo de contrato
- Cargo y funciones
- Jornada laboral
- Remuneración pactada
- Beneficios
Además, en contratos a plazo fijo, es obligatorio registrar el contrato en el Ministerio de Trabajo dentro de los 15 días de su suscripción.
5. Registro de vacaciones
Este registro permite controlar que los trabajadores hayan disfrutado de sus 30 días calendario de descanso vacacional al año, como lo establece la ley.
Debe contener:
- Fecha de inicio del vínculo laboral
- Periodo vacacional acumulado
- Fecha de goce efectivo de vacaciones
- Compensaciones económicas si no se gozan las vacaciones
- Firmas de aceptación por parte del trabajador
Es uno de los documentos más solicitados por SUNAFIL para verificar cumplimiento de este derecho laboral.
6. Registro de entrega de boletas, CTS y gratificaciones
Aunque no existe un formato único, es recomendable mantener un registro o archivo de entrega de:
- Boletas de pago
- Depósitos de CTS (2 veces al año)
- Gratificaciones (julio y diciembre)
El trabajador debe firmar la constancia de recepción o el empleador debe conservar el comprobante del depósito bancario.
7. Registro de accidentes y enfermedades ocupacionales
En empresas con más de 20 trabajadores o que desarrollan actividades de riesgo, SUNAFIL puede solicitar:
- Registro de incidentes
- Actas de investigación de accidentes laborales
- Reportes a ESSALUD o SUTRAN, si corresponde
¿Qué pasa si no llevas estos registros?
No contar con los registros obligatorios puede derivar en multas administrativas de SUNAFIL. Estas multas varían según el tipo de infracción (leve, grave o muy grave) y el número de trabajadores afectados.
Por ejemplo:
- No entregar boletas de pago: multa grave.
- No registrar al trabajador en el T-Registro: multa muy grave.
- No llevar registro de asistencia: multa grave.
Las sanciones pueden ir desde S/ 1,500 hasta más de S/ 120,000, dependiendo del tipo de empresa (micro, pequeña, mediana o grande).
Además, la reincidencia o la resistencia a la fiscalización pueden agravar la multa.
¿Cómo puedo asegurarme de cumplir?
- Digitaliza tus procesos: Usa herramientas confiables para registrar asistencia, emitir boletas electrónicas y generar contratos automáticos.
- Capacita a tu área contable o de RR.HH.: Muchas infracciones ocurren por desconocimiento.
- Trabaja con un estudio contable especializado: Ellos pueden ayudarte a llevar todos los registros actualizados y listos ante una eventual inspección.
¿Necesitas ayuda para cumplir con SUNAFIL?
En SOSCIA contamos con un equipo de especialistas en contabilidad laboral y gestión de planillas. Asesoramos a empresas de todos los tamaños para:
- Implementar y mantener sus registros laborales
- Emitir boletas y contratos correctamente
- Evitar multas y sanciones
- Cumplir con las normas de SUNAFIL y el Ministerio de Trabajo
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