Sin un buen manejo contable las empresas están condenadas al fracaso; por esto es importante que, si no se cuenta con personal contable de forma permanente, o los conocimientos requeridos; al menos se tenga un software de contabilidad que permita tener en orden las cuentas y al cual puedan remitirse los expertos cuando sea necesario, ya sea por los intereses propios de la compañía, o porque se solicite una auditoría externa.
Si está pensando adquirir un software de contabilidad eficiente; a continuación, le compartimos algunos consejos que le ayudarán a elegirlo.
1. Tenga en cuenta el tamaño de su negocio
Un software contable que es útil a una pequeña empresa no necesariamente lo es para una microempresa o una megaempresa. Y es que no tienen las mismas necesidades. Si en su compañía, por ejemplo, tiene una gran nómina, debe asegurarse de que el programa de contabilidad que adquiera le permita administrar este volumen.
Ahora bien, un mismo proveedor de software contable puede tener planes distintos según las necesidades de cada compañía; asegúrese de que aquel que escoja se adapte al suyo.
2. Haga una lista de las necesidades de su negocio
Algunos softwares contables con más completos o personalizables que otros; por este motivo, para elegir el mejor, procure hacer un listado de qué necesita su negocio; por ejemplo ¿administrará la nómina con el software?
Fuera de las necesidades particulares que pueda tener, un software de contabilidad al menos debe ofrecerle realizar funcionalidades básicas; por ejemplo:
- Crear y gestionar informes fiscales.
- Controlar las cuentas por cobrar y por pagar.
- Manejo y visualización de libros contables.
- Crear informes financieros.
- Realizar balances, entre otras.
3. Que tenga un entorno amigable
Antes de comprar un software de gestión contable, le aconsejamos que pruebe que tan intuitivo y amigable es el programa. Muchos proveedores ofrecen demos o tiempos de pruebas antes de la compra. Esto le ayudará a definir si le es útil o no la oferta ofrecida. La idea es que el software le facilite la tarea y que no tenga la necesidad de perder mucho tiempo en aprender a usarlo.
4. No elija la primera solución que encuentre
Es fácil dejarse llevar por la primera impresión y comprar el primer software que halle; sin embargo, es mejor comparar diferentes opciones, de esa forma puede adquirir uno que calce perfecto con sus necesidades y que además tenga un buen precio.
5. Que brinde soporte técnico eficiente
Un factor más, no menos importante es que la solución tecnológica que elija le brinde soporte técnico. De esa manera podrá saber qué hacer ante cualquier inconveniente. Incluso hay sistemas contables que incluyen la capacitación, para que quien esté a cargo de su uso lo conozca y emplea correctamente.
Junto con todo lo anterior, el software contable también debe ser seguro, de preferencia contar con almacenamiento en la nube y permitir acceso a la información (a personal autorizado) con o sin conexión, desde diferentes dispositivos.
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